KI-Software für Personaleinsatzplanung im Vergleich 2026: Deputy, When I Work, Legion und 7 weitere (Preise & kostenlose Tarife)

Die Wahl einer Software für die KI-gestützte Dienstplanung ist schwieriger, als es scheint. Die Tools reichen von kostenlosen Apps für Teams mit zehn Personen bis zu Plattformen mit Angebot auf Anfrage für Ketten mit Zehntausenden Beschäftigten. Viele bezeichnen die automatische Schichterstellung als „KI“, der Funktionsumfang unterscheidet sich jedoch. Manche bieten einen Konversationsassistenten oder Bedarfsprognosen, andere nur eine regelbasierte automatische Zuweisung.

Dieser Artikel vergleicht 10 Tools: Deputy, When I Work, Legion, Quinyx, Homebase, Connecteam, UKG Pro Workforce Management, Workforce.com, Sling und 7shifts. Für jedes einzelne betrachten wir Preise, kostenlose Tarife oder Testphasen, Japanisch-Unterstützung, unterstützte Plattformen, Stärken und Schwächen. Die Prüfung erfolgte anhand der offiziellen Website des jeweiligen Anbieters im November 2026.

Nach den Abschnitten zu den einzelnen Tools finden Sie Empfehlungen nach Einsatzzweck und praktische Tipps, damit Sie richtig wählen. Preise und Funktionen können sich ändern. Prüfen Sie daher vor Ihrer Entscheidung auf der offiziellen Website die aktuellen Preise und Funktionen.

Was ist Software für KI-gestützte Dienstplanung? Funktionen und wichtige Punkte vor der Auswahl

Software für KI-gestützte Dienstplanung unterstützt Führungskräfte dabei, Schichtpläne für stundenweise bezahlte oder im Frontline-Bereich tätige Teams zu erstellen und anzupassen. Sie verbindet Dienstplanung mit Zeiterfassung, Nachrichtenfunktionen und der Auswertung von Personalkosten. Der KI-Anteil variiert je nach Produkt und reicht von regelbasierter automatischer Zuweisung bis zu Prognosemodellen und Konversationsassistenten.

Typische Einsatzbereiche der Tools in diesem Vergleich sind unter anderem:

• Automatische Schichterstellung: Erstellung eines Plans auf Basis von Verfügbarkeit, Qualifikationen und Regeln der Mitarbeitenden. Eine Führungskraft prüft ihn vor der Veröffentlichung.
• Bedarfsprognose: Schätzung des Personalbedarfs anhand von Daten wie POS-Verkäufen, wie bei Workforce.com und Quinyx.
• Kontrolle der Personalkosten: Vergleich geplanter Schichten mit Umsatz- oder Stundenbudgets und Hinweise auf Budgetüberschreitungen.
• Schichttausch und offene Schichten: Mitarbeitende können Schichten übernehmen oder tauschen, vorbehaltlich der Genehmigung durch die Führungskraft.
• Zeiterfassung und Anwesenheit: Ein- und Ausstempeln per Smartphone, Tablet oder Terminal sowie Genehmigung von Zeitnachweisen.
• Konversationsassistenten: Ein KI-Agent erstellt, bearbeitet oder erklärt Schichten auf Anfrage in natürlicher Sprache, wie bei Deputy und Legion.

Prüfen Sie vor der Auswahl, was der kostenlose Tarif oder die Testphase tatsächlich abdeckt. Homebase bietet einen kostenlosen Basic-Tarif für 1 Standort und bis zu 10 Beschäftigte. Connecteam stellt alle Funktionen für bis zu 10 Personen kostenlos bereit, allerdings sind KI-Agenten in diesem Tarif nicht verfügbar. Sling ist für bis zu 30 Nutzer kostenlos, und 7shifts bietet einen kostenlosen Comp-Tarif. Mehrere Tools, darunter Legion, Quinyx, UKG Pro Workforce Management und Workforce.com, nennen weder Preise noch eine kostenlose Testphase. Sie beginnen daher mit einer Demo und einem Angebot auf Anfrage.

Sprachunterstützung ist wichtig, wenn Ihr Team oder Ihre Administratoren auf Japanisch arbeiten. Die Unterstützung ist häufig nur teilweise vorhanden: Eine mobile App unterstützt womöglich Japanisch, während die Administrationsoberflächen dies nicht tun, oder umgekehrt. Funktionen zum Arbeitsrecht richten sich in der Regel nach den Regeln von Regionen wie den USA. Prüfen Sie deshalb, ob sie zu Ihrem Einsatzort passen. Lassen Sie die endgültige Entscheidung von einer qualifizierten Fachperson bestätigen.

Vergleichen Sie außerdem Unternehmensgröße und Preismodell. Manche Tools eignen sich für kleine Teams, andere richten sich an große Organisationen mit mehreren Standorten. Die Preise können sich nach Nutzer, Standort oder Hub richten. Die Kosten steigen schnell, wenn Sie Personen oder Standorte hinzufügen.

Vergleichstabelle der Top 10 Tools (Preise, Japanisch-Unterstützung, Plattformen)

Tool	Wichtigste Tarife	Japanisch-Unterstützung	Plattformen
Deputy	Kostenlose Testphase verfügbar / Lite $5/Nutzer/Monat / Core $6.50/Nutzer/Monat / Pro $9/Nutzer/Monat	Teilweise	Web, iOS, Android, Kiosk (iPad)
When I Work	14-tägige kostenlose Testphase / Essentials $2.50/Nutzer/Monat / Pro $5/Nutzer/Monat / Premium $8/Nutzer/Monat	Nicht unterstützt	Web, iOS, Android
Legion	Auf Anfrage	Keine Angabe	Web, iOS, Android
Quinyx	Auf Anfrage	Teilweise	Web, iOS, Android
Homebase	Kostenloser Tarif (Basic) / Essentials $30/Standort/Monat / Plus $70/Standort/Monat	Nicht unterstützt	Web, iOS, Android, Zeiterfassung (Tablet-Gerät)
Connecteam	Kostenloser Tarif (bis zu 10 Personen) / Operations-Hub: Basic $29/Monat, Advanced $49/Monat, Expert $99/Monat (bei jährlicher Abrechnung, bis zu 30 Personen)	Teilweise	Web, iOS, Android
UKG Pro Workforce Management	Auf Anfrage	Keine Angabe	Web, iOS, Android
Workforce.com	Auf Anfrage	Keine Angabe	Web, iOS, Android
Sling	Kostenloser Tarif / Premium $2/Nutzer/Monat / Business $4/Nutzer/Monat	Keine Angabe	Web, iOS, Android
7shifts	Kostenloser Tarif (Comp) / Essentials $39.99/Standort/Monat / Pro $79.99/Standort/Monat	Nicht unterstützt	Web, iOS, Android

AIpedia hat diese Tools nicht bewertet, da sie noch keine eigenen Seiten auf AIpedia haben. Preise und Tarife ändern sich. Wir haben die offizielle Website des jeweiligen Anbieters im November 2026 geprüft. Informieren Sie sich vor einer Anmeldung auf der offiziellen Website über die aktuellsten Angaben.

Funktionen, Preise und Geeignet für: 10 Tools

1. Deputy

Deputy ist eine Plattform für Schichtplanung sowie Zeiterfassung und Anwesenheit, die ihren Ursprung in Australien hat. Sie richtet sich an stundenweise bezahlte Teams in der Gastronomie, im Einzelhandel, im Gesundheitswesen, im Sicherheitsdienst, in der Reinigung und in Callcentern. Der Konversationsagent Deputy AI kann Schichten erstellen und in großer Zahl bearbeiten, Mitarbeitende zuweisen, Ersatz finden sowie Zeitnachweise per Chat oder Sprachbefehl korrigieren und genehmigen.

Deputy AI fragt vor der Veröffentlichung von Schichten oder der Genehmigung von Zeitnachweisen immer eine menschliche Bestätigung ab. Die Funktion arbeitet nur innerhalb bestehender Rollenberechtigungen. Laut der offiziellen Website werden Unternehmensdaten nicht zum Training von LLMs verwendet.

• Stärken: Deputy AI ist in jedem Tarif enthalten, beginnend mit Lite. Der Tarif trägt die Bezeichnung „INTRODUCTORY FREE“. Die offizielle Website weist darauf hin, dass sich Preise und Verfügbarkeit ändern können.
• Stärken: Ab Core kommen Auto Scheduling hinzu, bei dem die KI für jede Schicht geeignete Mitarbeitende auswählt. Außerdem enthalten sind Demand Forecasting auf Basis von POS- und Lohndaten sowie die Optimierung der Personalkosten.
• Stärken: Die mobile App unterstützt Japanisch, sodass Mitarbeitende im Frontline-Bereich sie auf Japanisch nutzen können. Sie läuft auf Web, iOS, Android und einem iPad-Kiosk.
• Zu beachten: Die Weboberfläche für Administratoren ist nur auf Englisch verfügbar. Administratoren müssen also auf Englisch arbeiten. Die Einhaltung des Arbeitsrechts gilt für Regionen wie die USA, Großbritannien und Australien. Eine Unterstützung für japanisches Recht ist nicht angegeben.
• Zu beachten: Bei monatlicher Abrechnung gilt ein Mindestbetrag von USD $30 pro Rechnung. Jährliche Tarife können nicht herabgestuft werden, und bei einer Kündigung während der Laufzeit gibt es keine Erstattung. Pro hat keine kostenlose Testphase im Self-Service, und das Payroll-Add-on ist nur in den USA verfügbar.

Preise: Eine kostenlose Testphase ist bis zu 31 Tage lang verfügbar, ohne dass eine Kreditkarte erforderlich ist. Bei jährlicher Abrechnung kostet Lite $5, Core $6.50 und Pro $9 (USD, pro Nutzer/Monat). Bei monatlicher Abrechnung kostet Lite $5.50, Core $7.25 und Pro $10, mit einem Mindestbetrag von USD $30 pro Rechnung. Administratoren und Supervisoren zählen als Nutzer. Kostenpflichtige Zusatzmodule sind Payroll ($8/Nutzer/Monat + $49/Monat Grundgebühr, nur USA), HR ($2/Nutzer/Monat), Messaging+ ($1.95/Nutzer/Monat) und Analytics+ ($1.50/Nutzer/Monat). Messaging+ und Analytics+ sind im Pro-Tarif enthalten. Enterprise: auf Anfrage.

Geeignet für: Stundenbasierte Teams, die ab dem Einstiegstarif einen KI-Assistenten nutzen möchten und englischsprachige Administrationsoberflächen akzeptieren können. Mitarbeitende im Frontline-Einsatz können die japanische mobile App verwenden. Die aktuellen Preise und Funktionen finden Sie auf der offiziellen Website.

2. When I Work

When I Work ist eine App für Schichtplanung sowie Zeiterfassung und Anwesenheitsverwaltung mit Sitz in Minneapolis, USA. Sie richtet sich vor allem an Unternehmen mit stundenweise beschäftigten Schichtkräften, von kleinen Teams mit einem Standort bis zu Betrieben mit mehreren Standorten. Laut der offiziellen Website wird sie von über 1 Million Nutzern in mehr als 50 Ländern verwendet.

Ihre wichtigste Automatisierungsfunktion ist Auto Scheduling. Sie geben die benötigten Schichten ein, und diese werden verfügbaren Mitarbeitenden zugewiesen, die die Bedingungen erfüllen. Vor der Veröffentlichung können Sie die Zuweisungen manuell anpassen.

• Stärken: Die Anzahl der Nutzer ist unbegrenzt, und der Preis pro Nutzer beginnt bei $2.50. Es gibt keine Vertragsbindung, sodass Sie den Tarif wechseln oder kündigen können.
• Stärken: Auto Scheduling und Forecast Tools sind ab dem Einstiegstarif Essentials verfügbar. Forecast Tools vergleichen die Schichtkosten mit Umsatzbudgets und Stundenbudgets.
• Stärken: Es wird eine 14-tägige Testphase mit vollem Funktionsumfang angeboten, ohne dass eine Kreditkarte erforderlich ist. Essentials umfasst außerdem OpenShifts, Schichttausch, Messaging sowie die Integration von Payroll und POS.
• Zu beachten: Die Webversion ist nur auf Englisch verfügbar, und die mobilen Apps unterstützen Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Deutsch. Japanisch wird nicht unterstützt, und der Kundensupport ist nur auf Englisch verfügbar.
• Zu beachten: Die offizielle Website beschreibt weder einen konversationellen KI-Assistenten noch KI-basierte Nachfrageprognosen. Auto Scheduling wird dort ebenfalls nicht als KI bezeichnet. Eine Aussage in den offiziellen FAQ zu "$2.50 for a single location, $5 for multiple locations" stimmt nicht mit der Tarifübersicht überein. Prüfen Sie die Details daher vor dem Kauf.

Preise: Eine 14-tägige kostenlose Testphase ist verfügbar, ohne dass eine Kreditkarte erforderlich ist. Essentials kostet $2.50, Pro $5 und Premium $8 (USD, pro Nutzer/Monat), ohne Begrenzung der Nutzerzahl. Monatliche oder jährliche Abrechnung kann gewählt werden, jedoch sind keine Jahrespreise angegeben. Eine Zusatzoption für Time Tracking & Attendance wird angezeigt, ohne dass ein Preis angegeben ist. Pro ergänzt Planungsregeln, Berechtigungsrollen und Arbeitskräfteaustausch zwischen Standorten. Premium ergänzt API, Webhook und SAML SSO. Enterprise: auf Anfrage.

Geeignet für: Englischsprachige Teams, die niedrige Preise pro Nutzer, unbegrenzt viele Nutzer und eine einfache automatische Schichtplanung mit budgetbasierter Prognose wünschen. Weniger geeignet ist das Tool, wenn Sie japanische Oberflächen oder japanischsprachigen Support benötigen. Die aktuellen Preise und Funktionen finden Sie auf der offiziellen Website.

3. Legion

Legion ist eine Plattform für Workforce Management (WFM) von Legion aus Redwood City, Kalifornien, USA. Ihr Slogan lautet „workforce management for complex frontline organizations“. Die Module umfassen Labor Planning, Schedule Optimization, Time and Attendance, eine Employee Engagement Suite und agentic AI.

Zu den Zielbranchen gehören Convenience-Stores, Lebensmittelhandel, Gastronomie, Einzelhandel, Hotellerie, Gesundheitswesen und Fitness. Die Fallbeispiele auf der offiziellen Website betreffen vor allem große Organisationen, etwa mit 15.000 Mitarbeitenden an 700 Standorten.

• Stärken: Legion Agent Managed Scheduling passt Schichten bei kurzfristigen Ausfällen unter der Woche, Tauschvorgängen und Bedarfsänderungen an. Vor der Genehmigung wird die Mehrleistung jeder Änderung angezeigt, und jede Aktion wird protokolliert. Ohne Genehmigung durch eine Führungskraft oder eine vom Unternehmen festgelegte Richtlinie handelt es nicht selbstständig, und im Schattenmodus können Sie sein Verhalten vorab prüfen.
• Stärken: Die offiziellen FAQ beschreiben AI Schedule und Communication Assistants für Web und mobile Geräte. Kundendaten werden nicht zum Training von Foundation-Modellen Dritter verwendet und für jeden Kunden getrennt gespeichert.
• Stärken: Laut der offiziellen Pressemitteilung ist das Unternehmen in 35 Ländern tätig. Es berücksichtigt die Arbeitsgesetze, Tarifverträge und Vorschriften zur vorausschauenden Schichtplanung des Landes oder der Gemeinde des Kunden.
• Zu beachten: Eine Liste der unterstützten Sprachen wird nicht veröffentlicht, und die offizielle Website ist nur auf Englisch (USA und UK) verfügbar. Japanisch-Unterstützung lässt sich nicht bestätigen.
• Zu beachten: Die Preise sind nicht öffentlich, und die offiziellen Fallbeispiele betreffen Ketten mit zehntausenden Mitarbeitenden. Für kleine Teams ist das wahrscheinlich überdimensioniert. Weitere Assistenten, etwa für Lohnbuchhaltung und Administratoren, sind nur im Web verfügbar.

Preise: Auf Anfrage. Auf der offiziellen Website sind keine Preise angegeben. Ein Angebot erhalten Sie über eine Demo-Anfrage oder eine Anfrage. Ein kostenloser Tarif oder eine kostenlose Testphase wird nicht genannt. Ob KI-Funktionen zusätzliche Gebühren verursachen, lässt sich anhand öffentlicher Informationen nicht feststellen.

Geeignet für: Große Frontline-Organisationen und international tätige Betreiber, die agentic AI mit Genehmigungskontrollen nutzen möchten. Da die Japanisch-Unterstützung nicht bestätigt ist, fragen Sie vor einer Einführung direkt beim Anbieter nach.

4. Quinyx

Quinyx ist eine KI-Plattform für Workforce Management von Quinyx AB aus Schweden. Sie vereint Schichterstellung, Zeiterfassung und Anwesenheitsverwaltung, Kommunikation und Mitarbeiterbindung in einem Produkt. Sie richtet sich an Einzelhandel, Lagerhaltung und Logistik, Gastronomie, Facility Management und Gesundheitswesen mit Organisationen, die Schichten an mehreren Standorten planen.

Das KI-Optimierungsmodul Quinyx Optimise bündelt Forecasting, Automation (Auto-Schedule und Auto-Assign) und Insights. Die endgültige Genehmigung des Dienstplans erfolgt durch die Führungskraft.

• Stärken: Laut der offiziellen Website wählt Forecasting für jeden Standort die genauere Methode aus mehr als 20 KI- und statistischen Modellen aus. Der Bedarf wird bis zu 6 Monate im Voraus prognostiziert.
• Stärken: Der integrierte konversationelle Assistent Ava unterstützt mehr als 20 Sprachen im Web und auf mobilen Geräten. Er ist so konzipiert, dass Empfehlungen menschlich geprüft werden.
• Stärken: Die mobile App unterstützt 23 Sprachen, darunter Japanisch. Auto-Schedule und Auto-Assign berücksichtigen Kosten, Abdeckung, Qualifikationen und Fairness, und Compliance-Regeln werden angewendet.
• Zu beachten: Die offizielle Website und die Hilfe sind nur auf Englisch und sechs europäischen Sprachen verfügbar, japanische Seiten gibt es nicht. Ob japanische rechtliche Vorlagen existieren, lässt sich anhand öffentlicher Informationen nicht bestätigen.
• Zu beachten: Die Preise sind nicht öffentlich, und ein kostenloser Tarif oder eine kostenlose Testphase wird nicht genannt. Die Angaben auf der offiziellen Website, etwa bis zu 92 % weniger Zeitaufwand für die Schichterstellung, stammen vom Anbieter, und eine Berechnungsmethode wird nicht angegeben. Auch die Anzahl der Modelle unterscheidet sich zwischen den offiziellen Seiten (mehr als 20 und mehr als 40).

Preise: Auf Anfrage. Die offizielle Preisseite ist auf Angebotsanfragen unter „Let's tailor your Quinyx solution“ ausgerichtet; Tarifnamen oder Preise werden nicht genannt. Ein kostenloser Tarif oder eine kostenlose Testphase ist nicht angegeben; der Einstieg erfolgt über eine Demo und ein Angebot.

Geeignet für: Unternehmen mit mehreren Standorten im Einzelhandel, in der Logistik, in der Gastronomie und im Gesundheitswesen, die Prognosen und Automatisierung nutzen möchten, mit Mitarbeitenden im Außendienst bzw. an der Basis, die von einer mobilen App mit Japanisch-Unterstützung profitieren. Administratoren sollten mit Englisch gut zurechtkommen.

5. Homebase

Homebase ist eine App zur Teamverwaltung für kleine Unternehmen in den USA mit Stundenlöhnern. Die offizielle Website bezeichnet sie als „the everything app for small businesses with hourly teams“. Sie vereint Schichtplanung, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Personalsuche, HR und Team-Chat und richtet sich an Gastronomie, Einzelhandel, Schönheit und Wellness, Gesundheitswesen sowie Bildung und Betreuung.

Laut der offiziellen Website nutzen mehr als 150.000 kleine und mittlere Unternehmen die App. Der KI-gestützte Scheduling Assistant ist ab dem Plus-Tarif und höheren Tarifen enthalten.

• Stärken: Der Basic-Tarif ist für 1 Standort und bis zu 10 Mitarbeitende kostenlos. Er erfordert keine Kreditkarte und hat keine zeitliche Begrenzung.
• Stärken: Bezahlte Tarife bieten unbegrenzt viele Mitarbeitende zu einem Pauschalpreis pro Standort, was die Kosten für einen stark frequentierten Einzelstandort leicht kalkulierbar macht. All-in-One kann 14 Tage kostenlos getestet werden.
• Stärken: All-in-One ergänzt die Schichterstellung um Prognosen auf Basis erwarteter Umsätze und Zielwerte für die Personalkosten. Gehaltsabrechnung, Personalsuche und HR werden in derselben App abgewickelt.
• Zu beachten: Japanisch wird nicht unterstützt. Als Sprachen stehen Englisch, Spanisch und Französisch zur Verfügung; Gehaltsabrechnung, Steuerformulare und Erläuterungen zum Arbeitsrecht beruhen auf dem Bundes- und Landesrecht der USA.
• Zu beachten: Die Abrechnung erfolgt pro Standort, daher steigen die Kosten bei mehreren Filialen. Homebase Assistant befand sich im November 2026 noch in der Warteliste und ist nicht allgemein verfügbar.

Preise: Basic ist kostenlos (1 Standort, bis zu 10 Mitarbeitende). Bei monatlicher Abrechnung kostet Essentials $30, Plus $70 und All-in-One $120 (USD, pro Standort/Monat). Bei jährlicher Abrechnung kostet Essentials $24, Plus $56 und All-in-One $96. Die 14-tägige kostenlose Testphase von All-in-One erfordert keine Kreditkarte; wenn Sie keinen Tarif wählen, wechseln Sie zu Basic. Die Gehaltsabrechnung ist ein Zusatzmodul für $49/Monat + $6/Monat pro Mitarbeitendem. Eine zeitlich begrenzte Aktion bietet Plus und die Gehaltsabrechnung 6 Monate kostenlos, wenn Sie die Gehaltsabrechnung gleichzeitig buchen.

Geeignet für: Kleine Unternehmen in den USA mit Stundenlöhnern, insbesondere Einzelstandorte, die mit einem kostenlosen Tarif starten. Weniger geeignet ist die App, wenn Sie japanische Bildschirme oder japanische Arbeitsschutzregeln benötigen. Aktuelle Preise und Funktionen finden Sie auf der offiziellen Website.

6. Connecteam

Connecteam ist eine All-in-One-Betriebs-App für Mitarbeitende ohne Schreibtischarbeitsplatz, etwa auf Baustellen, in der Reinigung, im Einzelhandel, in der Gastronomie und in der häuslichen Pflege. Die App ist in drei Bereiche gegliedert: Operations (Schichten, Zeiterfassung, Formulare, Aufgaben), Communications (Chat, Ankündigungen, Umfragen) und HR & Skills (Schulungen, Urlaub, elektronische Unterschriften). Sie können nur die Bereiche abonnieren, die Sie benötigen.

Laut der offiziellen Website nutzen mehr als 90.000 Unternehmen die App.

• Stärken: Der Small Business Plan ist für bis zu 10 Personen „Free for life“ und umfasst alle Bereiche und alle Funktionen. Bezahlte Tarife enthalten 30 Personen im Grundpreis.
• Stärken: Die automatische Schichtplanung („Scheduling Genius“) erstellt mit einem Klick einen vollständigen Dienstplan und berücksichtigt dabei Verfügbarkeit, Präferenzen, Qualifikationen, Schichtanforderungen und lokale Vorschriften. KI-Agenten beantworten Fragen der Mitarbeitenden im Chat. Beides ist ab dem Tarif Expert verfügbar.
• Stärken: Das Admin-Dashboard unterstützt die japanische Anzeige. Die KI-gestützte Übersetzung von Chats und Ankündigungen hilft mehrsprachigen Teams.
• Zu beachten: Die automatische Schichtplanung und die KI-Agenten erfordern den Tarif Expert oder höher; KI-Agenten können im kostenlosen Small Business Plan nicht genutzt werden. Eine Funktion zur Nachfrageprognose auf Basis von Kassendaten (POS) wird auf der offiziellen Website nicht genannt.
• Zu beachten: Japanisch ist in der Hilfe nicht in der Liste der Sprachen für die mobile App aufgeführt; die japanische Anzeige für Mitarbeitende an der Basis lässt sich daher nicht bestätigen. Die Abrechnung erfolgt pro Bereich, daher benötigen Sie für Schichten, Schulungen und Kommunikation gemeinsam mehrere Bereiche.

Preise: Der Small Business Plan ist für bis zu 10 Personen kostenlos. Eine 14-tägige kostenlose Testphase erfordert keine Kreditkarte. Für den Bereich Operations deckt der Grundpreis bis zu 30 Personen ab: Basic $29/Monat, Advanced $49/Monat und Expert $99/Monat (bei jährlicher Abrechnung; bei monatlicher Abrechnung: $35, $59, $119). Ab der 31. Person kommen bei Basic $0.8, bei Advanced $2.5 und bei Expert $4.2 pro Person hinzu (bei jährlicher Abrechnung). Die Bereiche Communications und HR & Skills haben denselben Grundpreis, mit zusätzlichen Preisen pro Nutzer von Basic $0.5, Advanced $1.5 und Expert $3/Monat (bei jährlicher Abrechnung). Enterprise: auf Anfrage (USD).

Geeignet für: Kleine Teams mit bis zu 10 Personen, die alle Funktionen kostenlos ausprobieren möchten. Die App eignet sich auch für gemischtsprachige Teams an der Basis, die Schichten, Chat und Schulungen in einer App mit japanischen Admin-Bildschirmen nutzen möchten.

7. UKG Pro Workforce Management

UKG Pro Workforce Management ist eine Workforce-Management-Suite von UKG (Ultimate Kronos Group). Sie ist der Nachfolger der früheren UKG Dimensions (Workforce Dimensions). Sie deckt Zeiterfassung und Anwesenheit, Schichtplanung, Nachfrageprognosen, Urlaubsverwaltung und Analysen auf einer Plattform ab und ist für Organisationen mit Mitarbeitenden in mehreren Ländern und an mehreren Standorten konzipiert.

Die KI-Grundlage UKG Bryte AI ist allen Produkten der UKG-Familie gemeinsam. Sie bietet Optimierung und Empfehlungen für Schichten, statistikbasierte Prognosen, die Vorhersage von Fluktuationsrisiken und Ermüdung sowie die Prüfung der Einhaltung von Vorschriften.

• Stärken: Zeiterfassung und Anwesenheit, Schichtplanung, Nachfrageprognosen und Analysen sind in einer Suite zusammengefasst. Sie lässt sich mit den HR- und Gehaltsabrechnungsprodukten derselben Marke UKG Pro kombinieren.
• Stärken: Die Prognosen basieren auf maschinellem Lernen und berücksichtigen Volumentrends, besondere Ereignisse und Saisonalität. Die offizielle Seite stellt außerdem agentische KI für Nachfragesimulation, Prognosen der Personalkosten und szenariobasierte Personalplanung vor.
• Stärken: Die UKG Pro Mobile App (iOS 13 und höher, Android 8 und höher) ermöglicht es Mitarbeitenden, sich ein- und auszustempeln, Schichten einzusehen, Urlaub zu beantragen und Schichttausche anzufragen.
• Zu beachten: Die Preise sind nicht öffentlich; ein Angebot ist über den Vertrieb erforderlich. Die Lösung ist für global aufgestellte Organisationen konzipiert und ist für kleine Teams meist überdimensioniert.
• Zu beachten: Die offizielle Website enthält keine Liste unterstützter Sprachen und keinen Hinweis auf Japanisch-Unterstützung. UKG bietet außerdem eine zweite Produktlinie, UKG Ready; Sie sollten daher entscheiden, welche Linie zu Ihrem Unternehmen passt.

Preise: Auf Anfrage. Die Preise werden auf der offiziellen Website nicht angegeben; Angebote erhalten Sie über eine Demo-Anfrage oder eine Vertriebsanfrage. Ein kostenloser Tarif oder eine kostenlose Testphase ist nicht angegeben.

Geeignet für: Große Organisationen mit Mitarbeitenden in mehreren Ländern, die eine Suite für Zeiterfassung, Schichtplanung und Prognosen wünschen, gegebenenfalls ergänzt um HR und Gehaltsabrechnung. Klären Sie die Japanisch-Unterstützung und die Konfiguration der gesetzlichen Vorgaben mit dem Anbieter und treffen Sie die endgültige Entscheidung mit einer qualifizierten Fachperson.

8. Workforce.com

Workforce.com ist eine Plattform für die Personaleinsatzplanung von Stundenlohnkräften in den USA, Kanada und Großbritannien. Sie richtet sich an Branchen wie Gastgewerbe, Einzelhandel und Pflege, etwa Krankenhäuser, Kliniken, Zahnarztpraxen und Altenpflege. Sie vereint Schichterstellung, Nachfrageprognose, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Personalverwaltung auf einer Plattform mit Lizenzierung pro Nutzer.

Laut den offiziellen häufigen Fragen eignet sich die Plattform für schichtbasierte Organisationen mit 20 bis 3.000 Mitarbeitenden.

• Stärken: Der KI-Planungsagent erstellt aus Anweisungen in natürlicher Sprache einen Wochenentwurf, etwa „Kosten unter $X halten“. Er berücksichtigt Verfügbarkeit, frühere Muster, Nachfragesignale, Personalbudget und Landesgesetze. Ohne Ihre Freigabe wird nichts veröffentlicht.
• Stärken: Die Personalprognose nutzt POS-Verkaufsdaten, Kundenzahlen, Wetter, Feiertage und Veranstaltungen. Sie prognostiziert die Nachfrage bis zu 4 Wochen im Voraus.
• Stärken: Sie können Module beliebig kombinieren, von Schichten über Zeiterfassung und Lohnabrechnung bis hin zur Personalverwaltung. Die Mitarbeiter-App ist ohne zusätzliche Gebühr nutzbar, und Schichttausch, Gebote sowie die Suche nach Ersatz funktionieren über die App.
• Zu beachten: Die Preise sind nicht öffentlich einsehbar, ein genaues Angebot erfordert ein Gespräch mit dem Vertrieb. Es gibt weder einen kostenlosen Tarif noch eine kostenlose Testphase, der Einstieg beginnt daher mit einer Demo-Anfrage.
• Zu beachten: Die Compliance-Funktionen orientieren sich an US-Bundes- und Landesgesetzen sowie an Fair-Workweek-Verordnungen. Die Mitarbeiter-App verfügt über eine Spracheinstellung, eine Liste der unterstützten Sprachen ist jedoch nicht öffentlich. Das Hilfecenter für Japanisch enthielt im November 2026 noch keine Artikel. Die offiziellen Angaben von 41 % bessere Prognosegenauigkeit und 11 % niedrigere Personalkosten werden ohne Berechnungsmethoden genannt.

Preise: Auf Anfrage. Die vier Tarife All-in-One, Scheduling, Payroll und HR sind alle mit „Request Pricing“ gekennzeichnet. Laut den offiziellen häufigen Fragen erfolgt die Lizenzierung pro Nutzer, mit Rabatten abhängig von der Anzahl der Module, der Vertragslaufzeit und den Zahlungsbedingungen. Ein kostenloser Tarif oder eine kostenlose Testphase wird nicht angegeben.

Geeignet für: Mittelgroße Betriebe mit Stundenlohnkräften in den USA, Kanada oder Großbritannien, die einen dialogbasierten Planungsagenten und eine Prognose auf Basis externer Daten wünschen. Weniger geeignet ist das Tool, wenn Japanisch-Unterstützung erforderlich ist.

9. Sling

Sling ist eine App für Schichtplanung, Zeiterfassung und Teamkommunikation mit Sitz in Boston, USA. Nach der Übernahme durch das Kassensystem-Unternehmen Toast wird sie als „Sling by Toast“ angeboten. Die App deckt Schichterstellung, langfristige Planung, offene Schichten und Nachrichten für Teams ab, von 2 Personen an einem einzelnen Standort bis zu über 200 an mehreren Standorten.

• Stärken: Der kostenlose Tarif umfasst laut Preisseite bis zu 30 Nutzer. Kostenpflichtige Tarife beginnen bei $2/Nutzer/Monat, was die Kosten für kleine Teams niedrig hält.
• Stärken: Die Integration mit Toast verbindet Schichten mit Ein- und Ausstempelungen sowie Umsätzen. Schichten lassen sich über die Toast-Zeiterfassung durchsetzen, und Umsätze lassen sich mit dem Personalkostenanteil vergleichen.
• Stärken: Berechnet werden nur aktive Nutzer. Gebühren für Nutzer, die ausscheiden oder deaktiviert werden, werden anteilig berechnet.
• Zu beachten: Die Automatisierung ist eingeschränkt. Die automatische Schichtzuweisung ist nur im Business-Tarif verfügbar, und die offizielle Hilfe beschreibt sie nicht als KI. Überschneidende Schichten müssen manuell aufgelöst werden. Die offizielle Website erwähnt weder Nachfrageprognosen noch einen dialogbasierten KI-Assistenten. Die auf einigen Seiten beschriebene „eingebaute künstliche Intelligenz“ bezieht sich auf das Markieren überlappender Schichten und Doppelbuchungen.
• Zu beachten: Unterstützte Sprachen werden nicht angegeben, Japanisch-Unterstützung lässt sich daher nicht bestätigen. Auch die Obergrenze des kostenlosen Tarifs ist auf den offiziellen Seiten uneinheitlich: bis zu 30 Nutzer auf der Preisseite, unbegrenzte Nutzer und Standorte auf der Startseite sowie bis zu 50 Nutzer in den häufigen Fragen der Funktionsseite. Aktuelle Preise und Funktionen finden Sie auf der offiziellen Website.

Preise: Kostenloser Tarif: Free (bis zu 30 Nutzer). Premium: $2/Nutzer/Monat ($1.70 bei jährlicher Abrechnung). Business: $4/Nutzer/Monat ($3.40 bei jährlicher Abrechnung). Alle Preise sind in USD angegeben, bei jährlicher Abrechnung gibt es 15 % Rabatt. Premium und Business umfassen eine kostenlose Testphase von 15 Tagen. Premium ergänzt Mobile-Einstempeln, Personalkostenmanagement, Überstundenerfassung und Gruppennachrichten. Business ergänzt Einstempeln am Kiosk, Berichte, Verwaltung von Nichterscheinen und Krankheitstagen, PTO-Verwaltung sowie die automatische Schichtzuweisung.

Geeignet für: Kleine bis mittelgroße Teams im Gastgewerbe, Einzelhandel oder Gesundheitswesen, die eine kostengünstige Schichtplanung und Zeiterfassung wünschen, insbesondere wenn sie bereits Toast nutzen. Weniger geeignet ist das Tool für Käufer, die eine umsatzbasierte Nachfrageprognose oder einen dialogbasierten KI-Assistenten benötigen oder eine bestätigte Japanisch-Unterstützung brauchen.

10. 7shifts

7shifts ist eine Plattform für Schichtplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Trinkgeldverwaltung, die speziell für Restaurants entwickelt wurde. Sie richtet sich an Restaurants mit einem einzelnen Standort ebenso wie an Franchise-Betriebe mit mehreren Standorten und Restaurantgruppen. Sie lässt sich mit Kassen- und Lohnsystemen wie Toast, Square, Clover, Lightspeed, TouchBistro, Revel und ADP integrieren.

Die Kernautomatisierung prognostiziert den benötigten Personaleinsatz anhand früherer Umsatz- und Personaldaten, die über die POS-Integration importiert werden. Die offizielle Website gibt die Genauigkeit der Umsatzprognose bei POS-Integration mit 95 % an.

• Stärken: Der kostenlose Comp-Tarif umfasst 1 Standort und bis zu 15 Mitarbeitende. Die 14-tägige Testphase erfordert keine Kreditkarte, und die Preise sind pauschal pro Standort angesetzt, mit unbegrenzten Mitarbeitenden ab dem Pro-Tarif.
• Stärken: Die automatische Besetzung nutzt frühere Schichten und Verfügbarkeiten. Höherwertige Tarife ergänzen Prognosen der Personalkosten nach Stunden sowie Besetzungsempfehlungen.
• Stärken: Hinweise zu Pausen, Fair-Workweek-Gesetzen und Vorschriften für Minderjährige helfen, Verstöße zu vermeiden. Der KI-gestützte Dienstplan-Importer liest ein Foto eines bestehenden Dienstplans ein, und der KI-Kursersteller erstellt Schulungskurse.
• Zu beachten: Die Plattform eignet sich nicht für andere Branchen als das Gastgewerbe, und die Kosten summieren sich pro Standort. Ein dialogbasierter KI-Assistent wird nicht erwähnt, der Einsatz von KI beschränkt sich hauptsächlich auf den Import von Dienstplänen und die Kurserstellung.
• Zu beachten: Unterstützte Sprachen sind Englisch, Französisch und Spanisch, Japanisch gehört nicht dazu. Eine automatische Übersetzung eingegebener Texte wird nicht unterstützt. Die Lohnabrechnung ist nur in den USA verfügbar, und die angezeigten Preise werden als „Preise für Neukunden“ angegeben, die sich ändern können.

Preise: Comp ist kostenlos (1 Standort, bis zu 15 Mitarbeitende). Essentials kostet $39.99 (bis zu 30 Mitarbeitende), Pro $79.99 (unbegrenzte Mitarbeitende) und Premium $134.99 (Lohnabrechnung inklusive, unbegrenzte Mitarbeitende), alle in USD pro Standort/Monat, als Preise für Neukunden bei jährlicher Abrechnung. Die offizielle Seite zeigt $44.99, $89.99 und $149.99 durchgestrichen und nennt einen Rabatt von 10 % bei jährlicher Abrechnung. Zusatzmodule sind Trinkgeldverwaltung $49.99, Manager-Logbuch $14.99 und Aufgabenverwaltung $12.99 (jeweils pro Standort/Monat). Eine kostenlose Testphase von 14 Tagen erfordert keine Kreditkarte.

Geeignet für: Restaurants, von einzelnen Standorten bis zu Gruppen, die ein unterstütztes Kassensystem nutzen und eine umsatzbasierte Personalprognose wünschen. Für Unternehmen außerhalb der Gastronomie oder für die Nutzung auf Japanisch ist das Tool nicht geeignet.

Empfehlungen nach Einsatzzweck

Ziel	Empfehlung	Begründung
Mit einem kostenlosen Tarif starten	Homebase, Connecteam	Homebase Basic ist für 1 Standort und bis zu 10 Mitarbeitende kostenlos, und der Small Business Plan von Connecteam umfasst alle Funktionen kostenlos für bis zu 10 Personen.
Kostenloser Tarif für ein größeres Team	Sling	Auf der Preisseite wird der Free-Tarif als kostenlos für bis zu 30 Nutzer angegeben, andere offizielle Seiten nennen jedoch abweichende Grenzen.
Japanisch in der mobilen App für Mitarbeitende im Einsatz	Deputy, Quinyx	Die mobile App von Deputy unterstützt Japanisch, und die mobile App von Quinyx unterstützt 23 Sprachen, darunter Japanisch, während deren Admin-Oberflächen auf Englisch sind.
Japanisches Admin-Dashboard	Connecteam	Die Hilfe nennt Japanisch unter den Anzeigesprachen des Admin-Dashboards, die Liste für die mobile App enthält es jedoch nicht.
Niedrige Kosten pro Nutzer für ein kleines Team	When I Work, Sling	When I Work beginnt bei $2.50/Nutzer/Monat mit unbegrenzter Nutzerzahl, und Sling Premium beginnt bei $2/Nutzer/Monat.
Großunternehmen oder Einsatz in mehreren Ländern	Legion, UKG Pro Workforce Management	Legion gibt an, in 35 Ländern tätig zu sein, und UKG Pro Workforce Management ist für Mitarbeitende in mehreren Ländern ausgelegt.
Dialogorientierter KI-Assistent	Deputy, Workforce.com	Deputy AI funktioniert per Chat oder Sprache, und der AI Scheduling Agent in Workforce.com nimmt Anweisungen in natürlicher Sprache entgegen, wobei in beiden Fällen eine Freigabe erforderlich ist.
Integration in Restaurant-Kassensysteme	7shifts	Das Tool ist für Restaurants entwickelt und lässt sich mit Kassensystemen wie Toast, Square, Clover und Lightspeed integrieren.

Die meisten Tools hier unterstützen Japanisch nicht vollständig. Testen Sie daher die Bildschirme, die Ihre Administratoren und Mitarbeitenden tatsächlich nutzen werden. Bestätigen Sie Preise und Compliance-Einstellungen mit dem Anbieter und einer qualifizierten Fachperson, bevor Sie sich festlegen.

So wählen Sie richtig

Prüfen Sie, was der kostenlose Tarif oder die Testphase tatsächlich abdeckt

Kostenlose Angebote unterscheiden sich im Umfang. Homebase Basic und 7shifts Comp sind auf 1 Standort beschränkt, mit 10 beziehungsweise 15 Mitarbeitenden. Connecteam umfasst alle Funktionen für bis zu 10 Personen, KI-Agenten sind jedoch ausgenommen.

Deputy bietet eine kostenlose Testphase von bis zu 31 Tagen, und When I Work bietet 14 Tage. Legion, Quinyx, UKG Pro Workforce Management und Workforce.com nennen weder einen kostenlosen Tarif noch eine kostenlose Testphase.

Passen Sie das Preismodell an Ihre Mitarbeiterzahl und Standorte an

Preise pro Nutzer, wie bei Deputy, When I Work und Sling, steigen mit der Mitarbeiterzahl. Preise pro Standort, wie bei Homebase und 7shifts, eignen sich für einen ausgelasteten Einzelstandort, summieren sich jedoch bei vielen Standorten. Connecteam rechnet pro Hub, wobei in jedem Grundpreis 30 Personen enthalten sind.

Kalkulieren Sie Ihre Kosten sowohl für das heutige Team als auch für das Team im nächsten Jahr. Tools mit reiner Angebotsabfrage, etwa Legion und Quinyx, erfordern eine Demo, bevor Sie vergleichen können.

Prüfen Sie die Japanisch-Unterstützung sowohl für die Admin- als auch für die mobile Seite

Die Japanisch-Unterstützung ist selten vollständig. Die mobile App von Deputy unterstützt Japanisch, ihre Web-Administration ist jedoch nur auf Englisch verfügbar. Connecteam zeigt Japanisch im Admin-Dashboard an, die Liste der mobilen App in der Hilfe enthält es aber nicht.

When I Work, Homebase und 7shifts unterstützen kein Japanisch. Bei Legion, UKG Pro Workforce Management, Workforce.com und Sling lässt sich die Unterstützung anhand öffentlicher Informationen nicht bestätigen.

Trennen Sie echte KI von regelbasierter Automatisierung

Fragen Sie bei jedem Produkt nach, was „KI“ dort bedeutet. Deputy, Legion, Quinyx und Workforce.com bieten dialogorientierte oder agentenartige Funktionen, jeweils mit menschlicher Freigabe. Die Auto-assign-Funktion von Sling wird nicht als KI beschrieben, und 7shifts nutzt KI hauptsächlich für den Import von Dienstplänen und die Erstellung von Kursen.

Prüfen Sie außerdem, welcher Tarif die Funktion enthält. Die Auto Scheduling-Funktion von Deputy erfordert Core, die von Connecteam Expert und der Scheduling Assistant von Homebase Plus.

Passen Sie Umfang des Tools und rechtlichen Geltungsbereich an Ihr Unternehmen an

Legion und UKG Pro Workforce Management richten sich an große Organisationen, während sich Homebase, Sling und 7shifts an kleine Unternehmen richten. Funktionen zum Arbeitsrecht folgen in der Regel den Vorschriften von Regionen wie den USA, dem Vereinigten Königreich und Australien. Lassen Sie die endgültige Entscheidung von einer qualifizierten Fachperson bestätigen.

Häufige Fragen

F. Welche Tools haben einen kostenlosen Tarif?

A. Homebase bietet einen kostenlosen Basic-Tarif für 1 Standort und bis zu 10 Mitarbeitende. Der Small Business Plan von Connecteam ist für bis zu 10 Personen kostenlos, und der Free-Tarif von Sling umfasst laut Preisseite bis zu 30 Nutzer. 7shifts bietet einen kostenlosen Comp-Tarif für 1 Standort und bis zu 15 Mitarbeitende.

F. Welche Tools veröffentlichen keine Preise?

A. Legion, Quinyx, UKG Pro Workforce Management und Workforce.com listen keine Preise auf. Sie erhalten ein Angebot über eine Demo-Anfrage oder eine Vertriebsanfrage, und keines dieser Tools nennt einen kostenlosen Tarif oder eine kostenlose Testphase. Prüfen Sie die offizielle Website für die aktuellen Preise und Funktionen.

F. Welche Tools unterstützen Japanisch?

A. Die Unterstützung ist teilweise. Die mobile App von Deputy unterstützt Japanisch, ihre Web-Administration ist jedoch nur auf Englisch verfügbar. Die mobile App von Quinyx unterstützt 23 Sprachen, darunter Japanisch, und das Admin-Dashboard von Connecteam kann Japanisch anzeigen. When I Work, Homebase und 7shifts unterstützen kein Japanisch.

F. Welche Tools bieten einen dialogorientierten KI-Assistenten oder Agenten?

A. Deputy verfügt über Deputy AI, Legion über AI Assistants und Agent Managed Scheduling, und Quinyx über Ava. Workforce.com hat einen AI Scheduling Agent, und Connecteam bietet KI-Agenten ab dem Expert-Tarif an. When I Work, Sling und 7shifts beschreiben keinen dialogorientierten Assistenten.

F. Wie vergleichen sich die Einstiegspreise für kostenpflichtige Tarife?

A. Sling Premium kostet $2/Nutzer/Monat ($1.70 bei jährlicher Abrechnung), und When I Work Essentials kostet $2.50/Nutzer/Monat. Deputy Lite kostet $5/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung. Homebase Essentials kostet $30/Standort/Monat, und 7shifts Essentials kostet $39.99/Standort/Monat. Die Preismodelle unterscheiden sich, daher sollten Sie anhand Ihrer eigenen Mitarbeiterzahl vergleichen.

Fazit

Die Tools in diesem Vergleich lassen sich in drei Gruppen einteilen. Kleinunternehmens-Apps wie Homebase, Sling, 7shifts, When I Work und Connecteam veröffentlichen Preise und bieten häufig kostenlose Tarife oder Testphasen an. Mittelklasse-Plattformen wie Deputy ergänzen KI-Funktionen bereits ab den Einstiegstarifen. Legion, Quinyx, UKG Pro Workforce Management und Workforce.com setzen auf Preise nach Angebot.

Die Japanisch-Unterstützung ist bei jedem Tool teilweise, unbestätigt oder nicht vorhanden, und „KI“ reicht von dialogorientierten Agenten bis zu regelbasierter Auto-Zuweisung. Prüfen Sie Preismodelle, Tarifanforderungen für KI-Funktionen und die Sprachabdeckung sowohl auf den Admin- als auch auf den mobilen Bildschirmen. Lassen Sie die endgültige Entscheidung bei rechtlichen Regeln von einer qualifizierten Fachperson bestätigen.

• Sie möchten kostenlos mit einem kleinen Team starten → Homebase (kostenloser Basic-Tarif für 1 Standort und bis zu 10 Mitarbeitende)
• Sie möchten einen KI-Assistenten und eine mobile App auf Japanisch → Deputy (Deputy AI in allen Tarifen; Admin-Bildschirme nur auf Englisch)
• Sie betreiben eine große Organisation mit mehreren Standorten → Legion (agentische KI mit Freigabesteuerung; Preise auf Anfrage)

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